Tangible and Intangible Benefit

Bahasan saat ini, akan membahas mengenai keuntungan yang dapat dihitung (tangible benefit) dan juga keutungan yang tidak dapat dihitung (intangible benefit). Sebelum masuk ke bagian tangible dan intangible benefit, akan dibahas mengenai Hard Cost dan Soft Cost.

Hard Cost cukup terlihat bahwa biaya tersebut bisa dikaitkan pada investasi teknologi informasi. Misalnya pembelian hardware dan software, biaya konsultan, biaya staff teknologi informasi, support, modifikasi fasilitas/ruangan serta barang habis seperti tinta. Sedangan Soft Cost dapat diperdebatkan apakah bisa dikaitkan ke investasi teknologi informasi atau tidak. Misalnya learning time dari pegawai lain sebagai pengguna.

Tangible Benefit adalah manfaat yang berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan perusahaan, contohnya yaitu ATM-Bersama.

Kegunaan dari perhitungan tangible benefit, yaitu:

·         Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan (Cost Displacement);

·         Menghindari biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan (Cost Avoidance);

·         Memperbaiki kualitas keputusan yang diambil (Decision Analysis);

·         Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (Impact Analysis/Time Release Analysis).

Cost Displacement perubahan sistem perusahaan yang awalnya berbasis kertas (paper based) menjadi berbasis komputer (computer based), dengan demikian banyak biaya yang dapat direduksi dengan dimanfaatkannya komputer atau teknologi informasi di sebuah perusahaan. Misalnya lembur akhir bulan tidak diperlukan lagi atau tidak perlu membayar karyawan honorer. Langkah-langkah yang dilakukan untuk mendapatkan kegunaan ini antara lain pekerjaan yang dipengaruhi sistem baru, daftarkan pegawai/manajer yang pekerjaannya akan berubah, daftarkan para pegawai yang tidak akan dibutuhkan lagi dan terakhir daftarkan fasilitas yang terkurangi karena sistem baru atau staff berkurang.

Untuk Cost Avoidance, dihindarinya atau diantisipasinya pengeluaran biaya yang tidak perlu karena adanya teknologi informasi. Misalnya CBT (Computer Based Training). Langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu membuat prediksi mengenai kebutuhan staf dan sumber daya di masa depan, daftarkan jenis pekerjaan apa yang terkait dengan staf dan sumber daya itu, serta daftarkan jenis pekerjaan apa yang bisa tidak diperlukan lagi di masa depan. Sedangkan Decision Analysis keuntungan yang didapatkan karena pengambilan keputusan yang lebih baik, misalnya proses penagihan hutang-piutang. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan, penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan, rincian kinerja saat ini(relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan) serta perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru.

Terakhir, Impact Analysis terkait dengan penghematan waktu, yang berdampak langsung terhadap penghematan biaya atau peluang memperoleh pendapatan. Misalnya Sales Information System untuk menggantikan proses penjualan secara manual melalui telepon atau tatap muka. Langkah-langkahnya yaitu alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan, penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan, rincian kinerja saat ini(relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan), perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru dan perkiraan pekerjaan apa yang dapat ditingkatkan volume aktifitasnya.

Kini kita akan membahas Intangible Benefit dimana tidak ada efek secara langsung kepada perusahaan, misalnya Automatic Billing System (mereduksi pembayaran). Adapun langkah-langkah perhitungannya(Silk, 1990):

1.       Mengkonseptualisasikan dampak atau manfaat;

2.       Perubahan langsung apa yang kira-kira akan terjadi;

3.       Jenis indikator ukuran apa yang dapat dipergunakan;

4.       Kuantitas perubahan yang terjadi;

5.       Mentransformasikan perubahan kuantitas indikator tersebut ke dalam satuan finansial terkait dengan hal tersebut;

6.       Terakhir menggunakan total hasil perhitungan (dengan ROI).

Berikut formula untuk menghitung benefit:

ER = Estimated Return x IT investment equation

Dimana

IT ivestment equation = P(ROI type) x P(success)

Keterangan: ER = Expected Return, P = Peluang.

Sekian pembahasan mengenai tangible dan intangible benefit kali ini. Semoga memberi manfaat.